Konferencija za novinare je jedan od oblika komunikacije izmedju organizacije i medija. Ona se saziva povodom nekog vrlo važnog dogadjaja za našu organizaciju i tada nastojimo da izbegnemo pojedinačne kontakte sa svim zainteresovanim medijima već to uradimo na jednom mestu. Izuzetak od ovog pravila su svakako organizacije koje po svoj prirodi predstavljaju vrlo važan deo društvene zajednice (npr. Vlada, policija ili velika medjunarodna korporacija) te konferencije organizuju redovno (npr. jednog dana u nedelji) a po potrebi i vanredno.

Povod za konferenciju može biti pozitivan (novi proizvod, uspeh organizacije, vrlo važno saopštenje koje se tiče organizaciji i društva) ili negativan (krizna situacija, opasnost po društvenu zajednicu povodom odredjene katastrofe). U slučaju pozitivnog povoda, konferenciju možemo održati dok se u slučaju negativnog povoda konferencija se mora održati kako bi se uticaj krize koliko toliko minimizovao u očima javnosti tj. da bi smo sačuvali "obraz" organizacije.

Konferencija može biti otvorenog ili zatvornog tipa. Otvorenog je kada svako može prisustvovati konferenciji dok zatvorenog tipa podrazumeva zvanje odredjenih novinara ili predstavnika odredjenih medija.

Sam poziv se može uputiti pismenim putem, usmenim putam (preko telefona), putem e-maila ili pak oglašavanjem na internet prezentaciji organizacije.

Prostor za održavanja konferencije za štampu bi trebao da bude namenjen toj svrsi. To može biti sala unutar organizacije ili se iznajmi prostor specijalizovano namenjen toj svrsi. Pri izboru prostora, mora se voditi računa da je on tehnički opremljen za tu namenu (dovoljan broj stolica, dobra rasveta, dovoljno utičnica za struju, mesto za montiranje kamera, računar sa pristupom internetu itd). Ako ne postoje tehnički uslovi, oni se moraju obezbediti.

Svakom novinaru koji dodje na pres konferenciju se mora obezbediti štampani materijal (saopštenje za štampu) kao i fotografije i drugi dokumenti (obično na cd-u) kako bi isti mogli biti iskorišćeni za novine. Fotografije moraju biti obradjene specijalno za štampanje (visoka razulucija, linijatura 300 dpi) kako bi se mogle iskorititi bez naknadnih intervencija. Poželjno je da se obezbedi dovoljan broj blokčića i hemijskih olovaka (obavezno sa logom organizacije) i osveženje (sokovi i sl) ili obrok ukoliko konferencija traje duže.

Sama konferencija se sastoji iz dva dela: prvi deo je izlaganje predstavnika organizacije o temi zbog koje je konferencija i sazvana dok je drugi deo rezervisan za pitanja novinara i odgovore predstavnika organizacije.

Ko su predstavnici organzacije na konferenciji?

To su PR menadžer (ili lice zaduženo za PR), direktor, direktori pojedine celine ili šefovi, lica iz same organizacije stručna za temu o kojoj se govori.

Samu konferenciju u principu vodi voditelj koji daje reč predstavnicima organizacije i novinarima. Voditelj može biti neko od pr osoblja a može biti i lice sa strane. Postoji situacija kada je voditelj PR menadžer i on vodi konferenciju i odgovara na pitanje novinara.

Zadatak voditelja je usmeri konferenciju u odredjenom pravcu i da po potrebi interveniše kada nešto krene naopako. To nešto su pitanja koja izlaze iz okvira teme zbog koje je konferencija sazvana kao i provokativna pitanja od strane novinara.

Takodje, voditelj mora da proceni kada je momenat da se završi konferencija za novinare ukoliko tok konferencije krene negativno po samu organizaciju (obično kod konferencija povodom neke krize).

Pre same konferencije, zadatak PR osoblja organizacije je da održe kraći sastanak sa osobama koja će na konferenciji da predstavljaju organizaciju. Na ovom sastanku bi trebalo da se razmotri tema konferencije, sva pitanja koja mogu biti postavljena kao i eventualni odgovori, da se upozore na odredjene stvari (zabrana diskusije sa novinarima, povisavanje tona i nepristojno ponašanje na odredjenu provokaciju itd).

Što se pitanja novinara tiče, ona mogu biti razna od klasičnih do provokativnih a često i bezobraznih. Zadatak voditelja je da omogućava novinarima da postave pitanje tako što im daje reč ali isto tako i da omogući predstavniku organizacije koji je nakompetentniji da odgovori na isto. Posebno treba voditi računa da direktor odgovara na što je manje moguće pitanja. Za njega bi trebalo da budu rezervisana samo vrlo važna pitanja čime će se njegov i ugled organizacije podići na viši nivo.

Trebalo bi se odgovoriti na sva pitanja tj. ne ostaviti prostor za nagadjanja. Naročito treba izbegavati odgovore tipa "ne znam", "to je poslovna tajna" i "nismo ovlašćeni da vam to kažemo". Ona daju povod za razne špekulacije od strane novinara ali isto tako i za nova pitanja koja će na zaobilazan način da se dotaknu teme na koju je odbijeno da se odgovori.

Po završetku konferencije, na pitanja novinara se više ne odgovara. U toku istog dana, moguće je novinarima koji su bili na konferenciji poslati zapisnik sa konferencije eventualno i fotografije.