Saopštenje za javnost je jedan od načina kontakta PR sektora organizcija sa predstavnicima medija. To je jasna poruka pisana od strane osobe koje je zadužena za PR organizacije i koja u svojoj suštini predstavlja neku vest koja se tiče same organizacije a cilj joj je da se putem pismenog obraćanja medijima (pisanim ili elektronskim) prenese do odredjene ciljne grupe. Mediji su ovde posrednik preko koga pokušavamo da dopremo do grupe za koju smo zainteresovani te shodno tome i biramo kome će saopštenje da bude prosledjeno.

Samo saopštenje bi trebalo da predstavlja vest koja je interesantna za medije i koju oni kao takvu mogu da iskoriste za svoje potrebe.

Naravno da ćete se zapitati što bi urednik bilo kog medija hteo da ovu vest stavi u svoj medij?

Odgovor je vrlo prost. Uzmimo na primer dnevne novine. One imaju svoj broj stranica, svaka stranica bi trebala biti popunjena sa tačno odredjenom kategorijom sadržaja (rubrike politika, sport, moda, gradske vesti, komunalne vesti itd). Popuna ovih rubrika sa vestima često predstavlja i problem jer vesti ne rastu na drvetu pa ih urednik ubere već je potrebno da se do nje dodje i da se donekle bude orginalan u odnosu na sve jaču konkurenciju. Ovde nastupa naše saopštenje za štampu koje predstavlja neku vest. Ako je saopštenje napisano dobro, ono će zaintrigirati urednika odnosno novinara koje drži odredjenu oblast novina te će je iskoristiti da popuni belu stranicu sutrašnjeg izdanja novina. Znači prva stvar koja se mora voditi računa prilikom pisanja saopštenje je da ono mora predstavljati vest.

Primer: saopštenje za javnost povodom izlaska novog proizvoda ili saopštenje za javnost povodom organizacije odredjene humanitarne akcije itd.

Dostavljanje saopštenja medijima zavisi od toga šta je ciljna grupa organizacije kao i da li taj medij pokriva ciljnu grupu i u kojoj meri.

primer: ako nam je ciljna grupa potrošači u Beogradu, sigurno nećemo dostavljati saopštenje medijima u Pirotu.

U principu, saopštenja se dostavljaju pismenim putem odnosno e-mail sa jasnim naznačenjem osobe koja će saopštenje da primi. Ukoliko se ne zna ko je ta osoba (što nije dobro), tada se ona naslove na urednika medija pa će on da to saopštenje prosledi nekom novinaru ili nižem uredniku. I ovde do izražaja dolazi ono što sam u prethodnim lekcijama napomenuo a to je da se treba voditi dosije medija kako bi se znalo tačno ko je u redakciji zadužen za šta i na njega adresirati saopštenje.

Forma saopštenje je pismena (elektronski oblik - email se podrazumeva pod pojmom pismena). Kada urednik medija dobije saopštenje, on može na miru da ga pročita i analizira kako bi mogao da se iskoristi.